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退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は違法?正しい録音方法3つ【ボイスレコーダー5選付き】

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は違法?正しい録音方法3つ【ボイスレコーダー5選付き】
悩み

退職勧奨時のやり取りを録音していいのか悩んでいませんか

面談では何を言われるか分かりませんし、自分の身を守るためにも万全を期したいですよね。

退職勧奨を録音することは、違法ではありません

退職勧奨の録音は証拠として使うことができますし、解雇理由にもなりません

退職勧奨は、「退職強要やハラスメント発言を記録する」、「退職を取り消す際の証拠となる」、「解雇された場合の証拠となる」、「交渉経緯を記録する」といった意味でも、録音を行う必要性が高いです。

私が日々たくさんの退職勧奨の相談を受ける中でも、退職勧奨時のやり取りを録音することを推奨しています。

録音の方法については、机に置いておく、胸ポケットに入れておく、カバンに入れておくなどの方法があります順に秘密性は高くなっていきますが、集音性は下がっていきます

録音に使うボイスレコーダーについては、シンプルなもの、ペン型のもの、書き起こし機能付きのもの、iphoneやAndroidのボイスメモアプリ、Apple watchのボイスメモアプリなどがあります。

実は、退職勧奨ついては、単純な法律論のみではなく、ノウハウや経験がないと対応が難しい場面があります

この記事をとおして、多くの方に退職勧奨時の録音について正しい知識を知っていただければ幸いです。

今回は、退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は違法ではないことを説明したうえで、実際に録音する方法を3つ紹介していきます。

具体的には、以下の流れで説明していきます。

この記事で分かること

この記事を読めば、退職勧奨時の録音についてよくわかるはずです。

 

 

 

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目次

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は違法ではない

退職勧奨時の録音は、違法ではありません

労働者自身が会話の当事者であり、「話者自らが聞き手に渡した情報」を記録しているものとなります。第三者の会話を録音する盗聴などとも異なります。

また、当該労働者自身の雇用契約上の地位に係わるやり取りであり、これを録音したからと言って日常業務や企業秩序に支障が出るといったことも想定されません

これに対して、後述するように、労働者には録音を行う合理的な理由があります。

そのため、退職勧奨時に録音を行うことは違法ではありません。

当然、退職勧奨時に録音したからといってこれが犯罪に該当するようなこともありません

以下では、更に具体的に、退職勧奨の録音に関する法律上の問題を2つに分けて説明していきます。

・退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は証拠として使えるか否か
・退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音を理由に解雇をできるか否か

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は証拠として使える

退職勧奨時の録音については、証拠として使うことができます

民事訴訟においては、証拠能力に関する詳細な規定をおいている刑事訴訟法とは異なり、原則として、証拠能力の制限はないとされています。

そのため、無断で録音した音声データについても原則として、民事訴訟法において証拠として利用することは禁止されません

ただし、裁判例では、「著しく反社会的な手段を用いて、人の精神的肉体的事由を拘束する等の人格権侵害を伴う方法によって採集されたものであるときは、それ自体違法の評価を受け、その証拠能力を否定されてもやむを得ない」としたものがあることには留意を要します(東高判昭52.7.15判時867号60頁)。

もっとも、退職勧奨時の面談を後述の方法により録音したとしても、「著しく反社会的な手段を用いて、人の精神的肉体的事由を拘束する等の人格権侵害を伴う方法によって採集されたもの」とはいえないため、証拠能力は否定されません。

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音を理由に解雇はできない

退職勧奨時の録音を理由に解雇はできません

退職勧奨時の面談については、日常の業務とは異なりますし、当該場面に限定して録音している限りでは、自由な発言ができず職場環境が悪化したり、営業上の秘密が漏洩する危険が大きくなったりすることは、想定しにくいためです。

確かに、裁判例の中には、使用者からの録音禁止の指示に従わずに、録音を継続した事案につき、この点も考慮し解雇の有効性を肯定したものもあります(東京地立川支判平30.3.28労経速2363号9頁[甲社事件])。

しかし、当該裁判例は、労働者が常にボイスレコーダーを所持しているとの報告や苦情が出ており、かつ、録音禁止の指示を受けたりしていた事案において、「被用者が無断で職場での録音を行っているような状況であれば、他の従業員がそれを嫌忌して自由な発言ができなくなって職場環境が悪化したり、営業上の秘密が漏洩する危険が大きくなったりするのであって、職場での無断録音が実害を有する」と認定したものです。

退職勧奨の場面に限定して録音している場合には解雇理由とするものではないでしょう

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音の必要性

労働者は自分の身を守るために退職勧奨時の録音を行う必要性があります
実際、弁護士としても退職勧奨のご相談を受けた際には録音するように助言します。

具体的には、退職勧奨時の録音の必要性については、以下の4つが挙げられます。

必要性1:退職強要やハラスメント発言を記録する
必要性2:退職を取り消す際の証拠となる
必要性3:解雇された場合の証拠となる
必要性4:交渉経緯を記録する

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音の必要性4つ

必要性1:退職強要やハラスメント発言を記録する

退職勧奨時の録音を行う必要性の1つ目は、退職強要やハラスメント発言を記録するためです。

これらの発言については、紛争化した場合に慰謝料の請求をするようなケースでは、録音しておかなければ立証が困難となります。

退職勧奨時にはときに企業側から許容範囲を超えた発言が行われるケースがあります。

例えば、以下のような発言です。

「お前がいるだけで迷惑だから消えてくれ」
「お前みたいな無能は、この会社から消え失せろ。」
「こんな仕事もできない奴がいるから会社がダメになるんだ。さっさと辞めてくれ。」
「君が居なくなれば、誰も困らない。むしろ喜ぶ人が多いだろう。」
「無駄な給料を払うくらいなら、お前の存在価値がない。」

その他にも、退職に応じない場合に大きな不利益を与えることを仄めかされる場合もあります。

例えば、以下のような発言です。

「退職に応じないようであれば給料を半分にする」
「退職に応じないようであれば他の者が嫌がる仕事だけをやってもらうことになる」

必要性2:退職を取り消す際の証拠となる

退職勧奨時の録音を行う必要性の2つ目は、退職を取り消す際の証拠となるためです。

退職合意書や退職届を書いてしまったが後から取り消すことは、簡単なことではありません

労働者において、強迫や詐欺、錯誤(勘違い)、心裡留保(本心ではなかったこと)を立証していかなければならないためです。

何の証拠もなしに取り消しを主張しても、裁判所からは、判断能力のある大人がサインしたのだから、退職に同意していたのではないかとドライな反応をされてしまいます。

例えば、録音をしておくことにより、以下のような状況を記録できる場合もあり、上記の取り消し原因を立証しやすくなります。

・退職に応じたくないと言っているのに数時間にわたり退職勧奨が継続されている状況
・退職に応じたくないと言っているのに机を叩かれたり、危害を加えるような発言をされたりしている状況
・退職勧奨を断れば解雇になるが法律上解雇が有効になる条件は揃っていると言われている状況

必要性3:解雇された場合の証拠となる

退職勧奨時の録音を行う必要性の3つ目は、解雇された場合の証拠となるためです。

解雇された際には、解雇が客観的に合理的な理由によるものかどうかが争いとなります。

退職勧奨時の録音を行っておくことで以下のような発言や状況を記録できる場合があります。

・あなたの能力に原因があるのではないとの発言
・解雇理由証明書の記載されている事項とは全く異なる理由により退職勧奨が行われている状況
・能力不足を基礎づける具体的な出来事を聞いているのに何も回答をしてもらえない状況
・労働者が自分に落ち度があるのであれば改善していく旨を示している状況
・労働者が配置転換にも応じる旨や現実的に可能な職種を提案しているにもかかわらず、企業側が具体的な検討をしていない状況

これらについては解雇の有効性を争う際に労働者に有利な証拠となる可能性があるものです

必要性4:交渉経緯を記録する

退職勧奨時の録音を行う必要性の4つ目は、交渉経緯を記録するためです。

交渉経緯を記録しておかないと、交渉が決裂した場合に口頭で退職に合意していたなどと言われかねません

また、交渉が決裂した後に裁判所により和解の話し合いをする際にも、これまで行われてきた交渉がベースとされることもあります

更に、退職合意書に記載するのが何よりですが、退職合意書に記載が漏れていた場合にトラブルとなることがあります

例えば、会社都合退職か否かなどを退職合意書に記載し忘れていたような場合などには、会社側が離職票の自己都合退職欄にチェックをしてきたいような場合には、ハローワークに経緯を説明する必要があります。

~退職引き留めには録音より内容証明郵便がおすすめ~

会社が退職を承諾してくれない「退職引き留め」を証拠とするために、録音しようという方もいるでしょう。

しかし、退職引き留めについては、あえて録音するよりも、内容証明郵便(配達証明付き)で退職(辞職)の意思表示を送付することがおすすめです。

なぜなら、期間の定めのない雇用契約であれば、2週間前に退職の意思表示を行うことで、会社の承諾なしに退職することができるためです。

口頭では、会社の承諾なしに退職する辞職の意思表示なのか、会社の承諾があった場合には退職するという合意退職の申し込みなのか不明確となります。

そのため、辞職であることを明確にしたうえで、証拠に残る内容証明郵便により、会社に郵送することによって、退職の意思表示をしたことを証拠化しておくのがいいでしょう。

 

 

 

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退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音の方法3つ

退職勧奨時の録音の方法は、いくつかあります。

例えば、以下の3つです。

録音方法1:机に置いておく
録音方法2:胸ポケットに入れておく
録音方法3:カバンに入れておく

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音の方法3つ

方法ごとに特徴がありますので順番に説明していきます。

退職勧奨の録音方法3つ

録音方法1:机に置いておく|集音性◎・秘密性×

退職勧奨の録音方法の1つ目は、机に置いておくことです。

机に置いておく方法は遮るものがないので集音性は高いです。

これに対して、会社側からも見えますので秘密性はなくなります。会社側との関係がより悪化してしまうこともありますし、得られる発言の内容も録音を警戒されたものとなります

録音方法2:胸ポケットに入れておく|集音性〇・秘密性〇

退職勧奨の録音方法の2つ目は、胸ポケットに入れておくことです。

胸ポケットであれば、基本的に、自分の声、及び、会社側の声いずれも集音できます

また、小型のものであれば胸ポケットに入れていても、目立ちません。

録音方法3:カバンに入れておく|集音性×・秘密性

退職勧奨の録音方法の3つ目は、カバンに入れておくことです。

カバンに入れておく方法は集音性が低くなりますので、カバンに入れるにしても外ポケットにするなど事前に集音性を確認しておいた方がいいでしょう。

他方で、カバンの中身までは確認しないでしょうから、秘密性は高くなります

ただし、通常業務を行っていた際に面談室に呼ばれるようなケースでは、わざわざカバンを持っていくのは不自然となり、この方法を使うことが難しい場合もあります。

~オンラインミーティングによる退職勧奨と録音~

近年では、オンラインミーティングにより退職勧奨が行われることも増えてきています。

オンラインミーティングにより退職勧奨が行われる際には、録音機をPCの横に置いておく方法により録音することが考えられます。

PCの録音機能などを用いて録音しようとする方もいますが、後から聞き返すと録音に失敗してしまっていたというようなケースも聞き及んでおりますので、結局、録音機で記録した方が確実でしょう。

また、あなたの成績に係るデータなどの資料が示された場合には、スクリーンショット等をしておくことで、反論の材料も集めやすくなります

退職勧奨(退職面談・退職交渉)時のおすすめのボイスレコーダー5選

退職勧奨時に使用するおすすめのボイスレコーダーとしては、以下のようなものがあります。

・シンプルなボイスレコーダー
・ボールペン型のボイスレコーダー
・書き起こし機能付きボイスレコーダー
・iphoneやAndroidのボイスメモアプリ
・Apple watchのボイスメモアプリ

それでは順番に説明していきます。

シンプルなボイスレコーダー

とくにこだわりがない場合には、シンプルなボイスレコーダーがおすすめです。

USBに接続してデータをPCに移すことができるものだと便利でしょう。

例えば、ICレコーダー 「Voice-Trek V-873」 「Voice-Trek V-872」がおすすめです。

「Voice-Trek V-873」 「Voice-Trek V-872」の公式サイトはこちら

「Voice-Trek V-872」のアマゾンリンクはこちら

ボールペン型のボイスレコーダー

ボールペン型のボイスレコーダーは、録音したいと感じた際にすぐに記録できますし、置いておく場所にも悩まずに済みます

例えば、‎MACHITO‎174011などがあります。

‎MACHITO‎174011のアマゾンリンクはこちら

書き起こし機能付きボイスレコーダー

近年では書き起こし機能付きのボイスレコーダーもあります

高価ですが、長時間の録音などでは書き起こしに膨大な時間がかかりますので、使いこなせれば便利ではあるでしょう。

例えば、「AutoMemo S」などがあります。

AutoMemo Sのアマゾンリンクはこちら

iphoneやAndroidのボイスメモアプリ

費用をかけたくない場合には自分のスマートフォンのボイスメモアプリを使用することも考えられます。

例えば、iphoneであれば、以下のページが参考になります。

iPhoneユーザーズガイド|ボイスメモ

例えば、Androidであれば、以下のページが参考になります。

録音アプリの機能とは?Android で音声を録音する方法を紹介

Apple watchのボイスメモアプリ

Apple watchを持っている方であれば、これを用いて録音することもできます。

録音を開始した後に、Digital Crownを押すことによって、ホーム画面を表示した状態で録音することも可能です。

例えば、以下のページが参考になります。

Apple watchユーザーズガイド|Apple Watchでボイスメモを録音する/再生する

 

 

 

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退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音とよくある疑問5つ

退職勧奨時の録音について、よくある疑問としては以下の5つがあります。

Q1:就業規則に録音禁止と書いてある場合どうすればいい?
Q2:録音禁止と言われた場合どうすればいい?
Q3:録音していることを伝える義務はある?
Q4:録音した後に証拠にする方法は?
Q5:録音した音声に聞き取れない部分があると証拠にならない?

それでは、これらの疑問について順番に解消していきましょう。

Q1:就業規則に録音禁止と書いてある場合どうすればいい?

就業規則に録音禁止と記載されている場合であっても、退職勧奨の録音が当然に違法となることはないでしょう。

就業規則に録音禁止との規定が置かれている趣旨は、職場環境が悪化や営業上の秘密の漏洩を防ぐためにあると考えられます。

しかし、退職勧奨時の録音はかかる趣旨に反しないと考えられるためです。

Q2:録音禁止と言われた場合どうすればいい?

録音禁止と言われた場合であっても、退職勧奨時の録音が直ちに違法となるものではないでしょう。

ただし、トラブルとなる可能性もあるので、禁止されるのであれば退職勧奨自体を拒否する方法も考えられます。

事案に応じていずれの対応が適切かを検討します。

Q3:録音していることを伝える義務はある?

録音していることを伝える義務はありません

労働者自体が会話の主体であり、第三者の会話を録音したわけではないので、盗聴でもありません。

ただし、秘密で録音していることが知られることにより、会社との関係が悪化する場合もあります。

Q4:録音した後に証拠にする方法は?

録音した後に証拠にする際には、CDやUSBなどの外部記録媒体にデータを移し、反訳書を作成することになります

反訳書というのは、録音内容を文字に書き起こしたものです。この作業に時間と労力がかかりますので、証拠として使用する録音データを厳選して書き起こすことも考えられます。

Q5:録音した音声に聞き取れない部分があると証拠にならない?

録音した音声に聞き取れない部分がある場合には、反訳書には「●●(聞き取れない)」などの記載をしておきます。

音声に聞き取れない部分があったとしても、証拠にならないわけではありません

【補足】日常業務の録音は退職勧奨の録音と異なるので注意

以上については退職勧奨の録音であり、日常業務の録音については別途の考慮が必要です。

日常業務を無断で録音してしまうと、他の従業員がそれを嫌忌して自由な発言ができなくなって職場環境が悪化したり、営業上の秘密が漏洩する危険が大きくなったりします

例えば、会社から録音をやめるように指示されたのに労働者がそれを無視して日常の業務の録音を続けるような場合には、解雇理由の一つとされるようなこともあります。

そのため、日常業務の録音について、会社から禁止された場合には、録音の必要性や代替手段の有無を検討したうえで、慎重に対応することになります。

 

 

 

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退職勧奨対応はリバティ・ベル法律事務所にお任せ

退職勧奨対応については、是非、リバティ・ベル法律事務所にお任せください。

この分野は、専門性が高い分野であるため、弁護士であれば誰でもいいというわけではありません

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まとめ

以上のとおり、今回は、退職勧奨(退職面談・退職交渉)時の録音は違法ではないことを説明したうえで、実際に録音する方法を3つ紹介しました。

この記事の要点を簡単に整理すると以下のとおりです。

・退職勧奨時の録音は、違法ではありません。証拠として使えますし、退職勧奨時の録音を理由に解雇することはできません。

・退職勧奨は、「退職強要やハラスメント発言を記録する」、「退職を取り消す際の証拠となる」、「解雇された場合の証拠となる」、「交渉経緯を記録する」といった意味でも、録音を行う必要性が高いです。

・録音の方法については、机に置いておく、胸ポケットに入れておく、カバンに入れておくなどの方法があります。順に秘密性は高くなっていきますが、集音性は下がっていきます。

この記事が退職勧奨を録音するべきかどうか悩んでいる方の助けになれば幸いです。

以下の記事も参考になるはずですので読んでみてください。

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神奈川県弁護士会所属。不当解雇や残業代請求、退職勧奨対応等の労働問題、離婚・男女問題、企業法務など数多く担当している。労働問題に関する問い合わせは月間100件以上あり(令和3年10月現在)。誰でも気軽に相談できる敷居の低い弁護士を目指し、依頼者に寄り添った、クライアントファーストな弁護活動を心掛けている。持ち前のフットワークの軽さにより、スピーディーな対応が可能。 【著書】長時間残業・不当解雇・パワハラに立ち向かう!ブラック企業に負けない3つの方法 【連載】幻冬舎ゴールドオンライン:不当解雇、残業未払い、労働災害…弁護士が教える「身近な法律」 【取材実績】東京新聞2022年6月5日朝刊、毎日新聞 2023年8月1日朝刊、区民ニュース2023年8月21日
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